Scrivere con la testa su carta intestata

Realizzare una carta intestata coordinata all’identity della propria azienda non è obbligatorio, però è un elemento che può conferirvi una maggior professionalità agli occhi del cliente.
È anche vero che, una volta stampata, dovreste prestare un minimo di attenzione all’impaginazione del testo che andrete a scriverci, per non rischiare di rendere inutile questo plus che avete preparato.

Chiaramente, non ci sono obblighi da parte dello scrittore; esistono tuttavia suggerimenti da tenere a mente (e poi decidere se seguirli o meno).
Vediamone assieme i più rilevanti.

Mittente

Il mittente siete voi, o comunque chi sta scrivendo la lettera.
Solitamente questa sezione viene compilata inserendo logo, nome e cognome, indirizzo, e i vari riferimenti.
Questi dati si scrivono in alto a sinistra, a meno di scelte stilistiche differenti.

Destinatario

Il destinatario è la persona, o l’azienda, a cui si sta inviando la lettera.
Questo campo viene collocato in alto a destra con nome (o ragione sociale) e indirizzo del destinatario.
Non è tanto una scelta stilistica quanto pratica: con un minimo di attenzione infatti questi dati saranno impaginati per “cadere” perfettamente all’interno della finestra della busta.
Nel caso di busta senza finestra è comunque prassi posizionare questo blocco di testo in alto a destra.

Se si desidera, prima del nome e del cognome, si può inserire una formula del tipo “Alla cortese attenzione di”: personalmente sono favorevole a far decadere questi formalismi, ma ci sono contesti in cui si è ancora obbligati a utilizzarli.

Il testo va allineato a bandiera a sinistra: evitiamo di scegliere la giustificazione per tre righe di testo e cerchiamo di non scrivere un’epigrafe al nostro destinatario anzitempo.

Oggetto

Solitamente l’oggetto va a sintetizzare quello che sarà il contenuto della vostra lettera.
In parole povere: descrivendo il contenuto come “fattura”, suggerite al vostro destinatario di sedersi.
L’oggetto va scritto in alto, possibilmente allineato a sinistra con il blocco del mittente, e più in basso rispetto al blocco di testo del destinatario.
Spesso la parola “oggetto” viene scritta in grassetto o in maiuscolo, ma si tratta di una scelta stilistica: può anche essere omessa se dalla sua posizione è chiaro si tratti dell’oggetto (o titolo) della lettera.

Contenuti

La carta intestata va piegata in tre sezioni di altezza uguale, in modo tale da poter essere inserita in modo preciso nella busta.
È buona prassi impaginare mittente, destinatario e oggetto in quella che sarà la fascia superiore (la prima che si vedrà aprendo la busta), in modo tale che il contenuto sia visibile solo dopo aver steso nuovamente la pagina.

Testi

Il testo va scritto in un carattere leggibile per tutti, non troppo grande ma neanche troppo piccolo: spesso si opta per un corpo di 10 o 12 punti. Un corpo maggiore diventerebbe estremamente grande, uno minore potrebbe dare difficoltà nella lettura ad alcune persone o risultare illeggibile se stampato in modo inappropriato.
La giustificazione, che tanto piace a molti, non è vietata ma va usata con cautela: il fatto che bordo destro e bordo sinistro siano perfettamente uguali è pura cosmesi e questa non deve andare ad intaccare la leggibilità del testo creando spaziature aberranti. Va valutato.

Meglio sicuramente scegliere un allineamento a bandiera a sinistra, senza la sillabazione ma con accapo studiati per ottenere una buona bandiera.
Ogni inizio di paragrafo va distinto con un rientro oppure con una leggera spaziatura che lo distingua dal paragrafo precedente: non con entrambi gli elementi assieme.
Se utilizzate programmi di impaginazione come indesign, l’interlinea standard che vi viene proposta è più che soddisfacente: modificatela solo se siete dei professionisti della tipografia.

Chiusura

A chiusura della comunicazione normalmente si inseriscono delle formule di saluto ormai standardizzate (“Cordiali saluti”, “Ringraziandola per l’attenzione”,…). Tali formule, facendo parte del testo della comunicazione, non devono avere una formattazione particolare o essere evidenziate in alcun modo. Se volete dare un tocco di personalità alla vostra lettera, chiudete la vostra comunicazione con una frase cordiale e gentile, ma più sincera e meno banale del solito “distinti saluti”.

Firma

Va posta in basso a destra, solitamente sia scritta in modo leggibile che poi firmata “a mano”.